Setiap dokumen memiliki karakteristik dan fungsi yang berbeda sehingga penyuntingan secara tata bahasa saja tidak cukup. Peninjauan juga membutuhkan strategi komunikasi dalam mengolah informasi yang terkandung dalam dokumen tersebut agar mudah dipahami oleh pembaca. Hal tersebut yang menjadi fokus pelatihan griyaan Narabahasa dalam mendampingi Indonesia Financial Group (IFG) yang dilaksanakan pada 10 s.d. 11 Agustus 2026, pukul 09.00 s.d. 16.00 WIB di kantor IFG, Graha Niaga, Jakarta Selatan.
Pelatihan ini diikuti oleh delapan peserta dari berbagai unit kerja, seperti strategi perusahaan, sekretaris perusahaan, hukum, special liability management, manajemen risiko, kepatuhan dan kebijakan, serta keuangan. Latar belakang peserta dari berbagai bidang yang berbeda ini akhirnya membuat sistem pelatihan dirancang secara semiprivat agar pembahasan dapat diselaraskan dengan kebutuhan dokumen yang digunakan pada tiap-tiap unit kerja.
Untuk itu, pelatihan ini meninjau sebanyak 13 dokumen sebagai bahan dalam melatih kemampuan menulis dan mengemas informasi peserta. Kemudian, Ivan membagi materi dalam dua fokus pembahasan yang utama. Pembahasan hari pertama ditekankan pada peninjauan dokumen yang termasuk dalam jenis surat, sedangkan hari kedua berfokus pada pembahasan dokumen berbentuk laporan.
Pada hari pertama, ada dokumen surat yang dinilai menarik untuk ditinjau oleh Ivan yang berasal dari unit kerja sekretaris perusahaan, yaitu siaran pers dan brief alert atau pemberitahuan negatif. “Dua bentuk dokumen itu menarik untuk saya karena saya baru menemukannya di IFG dan sepertinya tim tersebut tengah berupaya menemukan model yang sesuai dalam penyajian jenis dokumen itu,” ungkap Ivan. Selain itu, Ivan juga membimbing peserta untuk meninjau bentuk dokumen yang umum dalam naskah dinas, seperti memo permohonan pelatihan dan surat konfirmasi.
Pembahasan pada dokumen surat tidak hanya seputar aspek teknis penulisan saja, tetapi juga cara mengubah kebiasaan berbahasa yang sudah kerap dilakukan dalam menulis dokumen kedinasan. Misalnya, penulisan kalimat penutup surat biasanya dituliskan, “Demikian disampaikan. Atas perhatian Ibu/Bapak, diucapkan terima kasih”. Dalam topik ini, Ivan menjelaskan bahwa “Demikian surat ini kami sampaikan” seharusnya menjadi satu kalimat tersendiri yang dipisahkan dengan tanda titik. “Setelah saya informasikan ketentuan tersebut, peserta masih agak ragu karena takut dikoreksi oleh atasan karena itu sudah menjadi kebiasaan salah yang masih terus dilakukan,” jelas Ivan.
Kemudian, pembahasan tidak terus berputar pada tingkat kalimat, tetapi juga beralih pada tingkat wacana dan ejaan. Misalnya, dokumen brief alert yang semula memiliki struktur panjang beberapa bab harus disederhanakan agar pembaca dengan mudah menangkap informasi yang ditujukan. Untuk itu, Ivan mengajak peserta memahami bahwa dokumen tertulis pada dasarnya dapat dibangun melalui tiga bagian utama, yakni pembuka, isi, dan penutup. “Meskipun begitu, sebetulnya subbab juga tetap dapat digunakan ketika memang dibutuhkan dalam menunjang pengelompokan informasi,” tambah Ivan.
Peninjauan juga meliputi draf pedoman strategis manajemen risiko yang dirancang oleh IFG. Keterlibatan Ivan dalam meninjau dokumen tersebut membuatnya seperti kembali ke masa lalu pada pengalaman yang pernah ia jalani sebagai konsultan. “Saya merasa berperan sebagai setengah konsultan pada pelatihan hari ini,” tuturnya, mengingat unit kerja yang terlibat berkaitan erat dengan tata kelola organisasi. Meskipun begitu, Ivan mengaku bahwa pengalaman tersebut menyenangkan sehingga berharap agar pelatihan ini dapat memberikan pengalaman nyata untuk peserta.
Melalui pelatihan ini, Narabahasa juga mengajak peserta untuk mulai membangun kebiasaan menulis yang lebih terstruktur dan efektif. Pelatihan ini pada akhirnya tidak hanya berupa peninjauan dan penyempurnaan dokumen oleh Narabahasa, tetapi juga sebagai pendampingan kepada peserta agar dapat memahami cara mengemas informasi sesuai dengan kebutuhan komunikasi bisnis organisasi.
Penulis: Jovita Dwi Swistika Murti
Penyunting: Rifka Az-zahra